Indexação (biblioteconomia)

 Nota: Se procura por outros significados de indexação, veja indexação.

A indexação, ou representação temática, é a ação de descrever e identificar um documento de acordo com o seu assunto.

Definição

Como atividade integrante do tratamento temático da informação documental, a indexação tem por finalidade conhecer o conteúdo de documentos, identificando termos que representem seu assunto, com o objetivo de referenciá-los para uma melhor recuperação da informação em catálogos e sistemas de recuperação da informação. Segundo F. W. Lancaster, a indexação de assuntos é normalmente feita visando a atender às necessidades de determinada clientela, ou seja, é preciso que se tome uma decisão não somente quanto ao que é tratado no documento, mas por que ele se reveste de provável interesse para determinado grupo de usuários.

A indexação surge no contexto da chamada "explosão bibliográfica" após a II Guerra Mundial para o controle bibliográfico em centros de documentação especializados, o conceito surgiu da elaboração de índices, e está hoje vinculada ao conceito de análise de assunto.

A determinação do assunto do documento ocorre por meio da análise conceitual do documento, realizada pela leitura documental. O bibliotecário é tido como um sujeito leitor, enquanto indexador, porque ele faz uma leitura técnica antes de indexar um documento. Para haver qualidade na produção dessa leitura, é viável que as operações documentais sejam feitas de maneira objetiva, visando o acesso a todas as fontes de informação de uma biblioteca ou centro de documentação.

Com o objetivo de encontrar facilidade em fazer uma indexação, é necessário que o bibliotecário estabeleça alguns parâmetros para a facilitação do seu trabalho, denominados de política de indexação que analisa as concepções existentes acerca da política de indexação e as percepções em torno de sua elaboração por parte de discentes do curso de graduação em Biblioteconomia. Metodologicamente tem-se um estudo de tipo exploratório-descritivo com abordagem quantitativa e coleta de dados via questionário online. Os resultados indicam que os graduandos entendem a política como um documento formalmente instituído, importante para todos os elos da cadeia – gestor da biblioteca, bibliotecário e usuário – porque permite aperfeiçoar o tratamento da informação. Os discentes consideram-se aptos a construir uma política com apoio dos colegas de trabalho, sendo que partiriam da compreensão do público da unidade para esse intento. Ainda enxergam como grande dificuldade na elaboração da política de indexação o estabelecimento de uma visão institucional forte e unificada sobre o tratamento temático e o delineamento do nível de exaustividade e da coordenação dos termos. Conclui-se que predomina a concepção de política como normativa de existência formal e a percepção de elaboração colaborativa centrada no usuário.

Etapas

Embora não haja consenso sobre como se dá o processo de indexação, em geral, são descritas três operações básicas inerentes à atividade de indexação, sendo elas:

1. Análise - leitura e segmentação do texto para a identificação e a seleção de conceitos;
2. Síntese - construção do texto documentário com os conceitos selecionados;
3. Representação - ou tradução, por meio de linguagens documentárias.

Regulamentação

A primeira norma publicada a esse respeito é de responsabilidade da International Organization for Standardization (ISO), publicada em 1985 sob o título "Documentation - methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms" de número 5963.

Em 1992 a Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) traduziu a norma ISO 5963, publicando a como NBR 12.676 "Métodos para análise de documentos - determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação".

Indexação e catalogação

Existem várias teorias e metodologias concernentes a indexação e catalogação de assuntos, explorando a opinião de diversos autores, em épocas diferentes. Pode-se considerar a indexação na catalogação e discutir as divergências entre os termos indexação e catalogação de assunto, frisando que ambos os processos estão inseridos no tratamento documental.

Diferenciando-se o tratamento descritivo do temático, atribui-se ao primeiro o processo de catalogação, detendo-se no processo de descrição física do documento (autor, título, edição, casa publicadora, data, número de páginas e etc.). O tratamento temático, por sua vez, preocupa-se na apreciação do assunto no documento, em bibliotecas, que abrange atividades tais como: indexação, classificação, catalogação de assuntos e elaboração de resumos.

A catalogação está ligada a produção de cabeçalhos ou de catálogos para bibliotecas, ou afins. Alguns autores entendem, contudo que catalogação de assuntos e indexação são uma coisa só, outros discordam, esses entendimentos estão ligados a história e evolução de cada uma destas atividades. Não obstante, para aqueles que a diferenciam, podem defendê-las como processos intelectuais que representam o documento por meio de assuntos, para posteriormente serem recuperados.

O profissional ao indexar deve ter cuidado para não provocar “ruídos” ou “silêncios”. Os “ruídos” são entendidos por documentos recuperados com descritores que não correspondem ao seu real conteúdo. E os “silêncios” estão relacionados às informações presentes no acervo, porém não são recuperados.