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O que é a contabilidade digital?

A contabilidade digital é inserção de ferramentas digitais, com a finalidade de otimizar o processo de contabilidade.

Permite a colaboração entre contabilista e cliente, através do acesso remoto às informações e partilha de documentos. Isso é feito através de uma plataforma online que se socorre de sistemas e processos digitais ara dar acesso remoto aos dados contabilísticos a cada utilizador e também AI, onde cada cliente pode aceder aos dados e trabalhar em conjunto com o contabilista para uma melhor tomada de decisão.

Permite também gerir, processar e analisar informações financeiras de forma rápida, simples e eficaz com automatização de diversos processos contabilísticos (registo de transações financeiras, elaboração de relatórios financeiros e outros), reduzindo a margem de erro e aumentando a eficiência operacional.

Como surgiu a contabilidade digital?

A contabilidade digital surgiu juntamente com as tecnologias, pois à medida que estas se desenvolveram e ganharam popularidade foram integradas no processo contabilístico para armazenar, gerir e transmitir informações. Surgiram então várias melhorias tecnológicas, mais completas e práticas para o utilizador. Com a evolução tecnológica, esta contabilidade ganhou terreno no mundo empresarial.

Em Portugal, essa tendência não é diferente e já são muitas as empresas que adotam a contabilidade digital como forma de otimizar os seus processos contabilísticos e garantir maior precisão nos dados financeiros (análise e tratamento).

Vantagens e benefícios da Contabilidade Digital

• Experiencia: A integração de ferramentas digitais tornam a experiência muito mais colaborativa ao agregar mais valor para todas as partes.
• Eficiência: A automatização de processos permite um maior controlo e rapidez na execução de tarefas rotineiras, otimizando a gestão de recursos e tempo.
• Precisão: Os softwares de contabilidade digital reduzem a margem de erro, garantindo maior qualidade nos dados financeiros.
• Acessibilidade: A informação pode ser acedida de qualquer local e em qualquer dispositivo desde que tenha ligação à internet. Facilita a tomada de decisões e o acompanhamento dos negócios.
• Integração: A contabilidade digital permite a integração com outras soluções empresariais, como ERP, softwares de faturação, gestão de recursos humanos e CRM.
• Segurança: Os dados são armazenados em servidores seguros, protegidos contra acessos não autorizados e perda de informação (danos físicos, extravio de documentos). Toda a contabilidade digital também obedece à RGPD (Regulamentação Geral de Proteção de Dados).
• Comunicação: A comunicação entre empresa e contabilista é mais rápida e direta devido às soluções digitais oferecidas (comunicação, gestão documental, contabilidade, gestão)
• Produtividade: A automatização de processos de grande parte das obrigações contabilísticas da empresa para com a contabilidade permite poupar tempo que pode ser reinvestido em outras tarefas mais produtivas
• Redução de custos: Os valores da contabilidade digital são por norma mais acessíveis (não existe barreira geográfica) e permite à empresa poupar dinheiro ao reduzir a quantidade de documentos impressos.

A contabilidade digital é de confiança?

A contabilidade digital é 100% confiável. Com todas as otimizações tecnológicas que permitem aumentar a produtividade, rigor, transparência e rapidez do desempenho das tarefas contabilísticas sem condicionar o cumprimento cuidadoso e completo das obrigações fiscais e declarativas da Empresa.

Embora apoiado em software, o serviço é assegurado por profissionais altamente especializados, pelo que a principal é digitalização do arquivo de Contabilidade.

Contabilidade Digital e o arquivo digital

A contabilidade digital, com todos os seus sistemas de digitalização documental, implica necessariamente a digitalização do arquivo contabilístico. Para além dos custos associados à impressão e do espaço necessário para armazenar por vários anos toda a documentação física, foi necessário reinventar o conceito de armazenamento de documentos.

Estes problemas foram resolvidos com soluções de gestão documental digital e com o arquivo digital. As empresas passaram a dispor de formas de ter toda a sua documentação arquivada digitalmente, o que permite uma consulta mais rápida da documentação devido a melhor indexação dos documentos e redução da probabilidade de perda e/ou dano devido a backups regulares.

Ao tornar o armazenamento de toda a informação em formato digital com recurso a servidores físicos ou na cloud, o arquivo contabilístico foi convertido do formato papel para digital (imagens, PDF, xml e outros formatos de documentos). Por arquivo contabilístico entendem-se todos os tipos de documentos existentes na contabilidade (guias, faturas, relatórios e outros documentos fiscalmente relevantes). A digitalização do arquivo pode ser feita com recurso a vários dispositivos.

Os mais comuns são o smartphone, através de registo fotográfico ou com apps de digitalização (CamScanner, Adobe Scan, Microsoft Lens ou outros) ou um Scanner profissional (em empresas com maior volume de documentos permite uma melhor performance de digitalização).

Ferramentas para digitalização do arquivo de contabilidade

A digitalização do arquivo pode ser feita com recurso a vários dispositivos. Os mais comuns são o smartphone, através de registo fotográfico ou com apps de digitalização ou um Scanner profissional pois permite mais rapidez para empresas com maior número de documentos. Algumas das apps mais utilizadas para fazer Scan de documentos são:

• CamScanner
• Adobe Scan
• Microsoft Lens
• Simple Scan
• Photo Scan (Google Photos)

Principais vantagens da contabilidade digital face à contabilidade analógica

• Rapidez: Conta com automatização de tarefas e acesso rápido a toda a informação, facilmente indexável (como uma pesquisa em Google).
• Eficiência: Sistema de inteligência artificial permite realizar várias tarefas em simultâneo com bastante eficiência, reduz a margem de erro humana nos processos de contabilidade e permite um melhor reporting, tal como KPI em tempo real.
• Segurança: Todos os dados são armazenados em servidores seguros, com backups regulares de informação para garantir que não existe extravio e/ou danos.
• Sustentabilidade: Não tem custos associados a economato nem armazenamento de informação, a contabilidade digital é mais amiga do ambiente.

Algumas Funcionalidades comuns em sistemas de contabilidade digital

• Leitura de documentos digitais por OCR (optical character recognization)
• Gestão de documentos digitalizados (automática e personalizável)
• Registos contabilísticos a partir dos documentos digitalizados
• Modelo de aprendizagem capaz de realizar associações
• Consulta de documentos digitais a partir de extratos e outras ferramentas

Contabilidade digital vs contabilidade online

Embora os dois tipos de contabilidade possam ter semelhanças entre si (ambos funcionam com base na internet e com ferramentas digitais integradas), a contabilidade digital é mais completa que a contabilidade online. A contabilidade online resume-se à realização dos serviços contabilísticos de forma 100% virtual, ou seja, o cliente não tem que se deslocar até ao gabinete de contabilidade para entregar documentos, esclarecer dúvidas ou resolver problemas.

Por sua vez, a contabilidade digital engloba essas vantagens juntamente com um uso mais vasto da tecnologia pois integra sistemas de automatização de processos para maior eficiência, rapidez e fluidez no serviço a realizar. Podemos então afirmar que a contabilidade digital é a evolução da contabilidade online.